In Agenturen gehört der Wechsel zwischen Projekten, Kunden und Aufgaben zum Alltag. Morgens ein Kundentermin, danach ein Konzept, zwischendurch Recherche für einen Pitch, Feedback zu einer Kampagne und am Nachmittag noch die Dokumentation eines Workshops. Informationen liegen dabei in Präsentationen, Protokollen, Briefings, E-Mails und unterschiedlichen Tools verteilt.
Künstliche Intelligenz kann viele dieser Aufgaben beschleunigen. Entscheidend ist jedoch, sie so in den Arbeitsalltag zu integrieren, dass nicht einfach ein weiteres Tool entsteht. Genau hier setzt FirmenGPT an: als zentrale KI-Plattform, in der Chats, Agenten und automatisierte Workflows, Dokumenten- und Wissensmanagement sowie Gesprächsdokumentation zusammenkommen.
Ein zentraler KI-Arbeitsplatz für das gesamte Team
Die Chatoberfläche von FirmenGPT funktioniert zunächst so, wie Mitarbeitende es von modernen KI-Anwendungen kennen. Fragen stellen, Texte bearbeiten, Dateien hochladen oder Informationen auswerten – all das kann direkt innerhalb einer Oberfläche erfolgen.
Für eine Agentur ergeben sich daraus zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. Ein Team kann beispielsweise ein umfangreiches Kundenbriefing hochladen und die wichtigsten Anforderungen herausarbeiten lassen. Strateg:innen können vorhandene Dokumente als Grundlage für erste Konzeptansätze verwenden. Redakteur:innen können Texte strukturieren, Varianten entwickeln oder umfangreiches Material zusammenfassen.
Dabei muss nicht jedes Teammitglied bei null anfangen. Häufig verwendete Kombinationen aus System-Prompt, Datenquellen und Erweiterungen können als Vorlagen gespeichert und innerhalb der Agentur geteilt werden. Aus einer individuell entwickelten Arbeitsweise wird so ein wiederverwendbarer Prozess.
Gerade im Agenturalltag ist das relevant: Ein erprobtes Setup für Kampagnenanalysen, Briefing-Auswertungen oder Content-Entwürfe bleibt nicht auf dem Rechner einer einzelnen Person, sondern kann dem gesamten Team zur Verfügung stehen.
"FirmenGPT bringt die wichtigsten KI-Anwendungen an einen Ort – und schafft damit die Grundlage, künstliche Intelligenz sicher, strukturiert und teamweit in den Agenturalltag zu integrieren."
Lukas Flockert
Geschäftsführer PBMvisuals
Agenturwissen dort nutzen, wo es gebraucht wird
Viele Agenturen verfügen über enormes Wissen – nur liegt es häufig an unterschiedlichen Orten. Präsentationen vergangener Projekte, Markenrichtlinien, Kundenbriefings, Workshop-Protokolle, Prozessbeschreibungen oder interne Leitfäden bilden gemeinsam einen wertvollen Wissensbestand.
FirmenGPT kann Dateien in einem zentralen Wissensspeicher zusammenführen. Einzelne Dokumente oder ganze Ordner lassen sich anschließend in Chats, Vorlagen oder Agenten referenzieren.
Dadurch wird aus einem allgemeinen KI-Chat ein Werkzeug, das mit dem jeweils benötigten Kontext arbeiten kann. Bei einer Anfrage zu einem bestimmten Kunden können beispielsweise die dazugehörigen Unterlagen eingebunden werden. Bei internen Aufgaben können definierte Prozesse oder Vorlagen als Grundlage dienen.
Das reduziert nicht nur Suchaufwand. Es erleichtert auch die Weitergabe von Wissen innerhalb der Agentur – etwa beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder wenn Teams projektübergreifend zusammenarbeiten.
Meetings dokumentieren und direkt weiterarbeiten
Meetings gehören zum Agenturgeschäft: Kunden-Jour-fixes, interne Abstimmungen, Workshops, Interviews oder Projekt-Retrospektiven erzeugen täglich neue Informationen.
FirmenGPT kann Sprachaufzeichnungen transkribieren und automatisiert aufbereiten. Ein Gespräch kann dadurch beispielsweise zur Grundlage für ein strukturiertes Protokoll oder die weitere Arbeit im Chat werden.
Der entscheidende Vorteil liegt im Zusammenspiel der Funktionen. Die Dokumentation muss nicht das Ende eines Meetings sein. Sie kann Ausgangspunkt für die nächsten Arbeitsschritte werden.
Aus einem Gespräch lassen sich beispielsweise offene Punkte strukturieren, nächste Schritte vorbereiten oder relevante Inhalte für die weitere Projektarbeit herausarbeiten. Die Ergebnisse bleiben anschließend innerhalb der Plattform verfügbar und können erneut als Kontext verwendet werden.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Neben der direkten Arbeit im Chat bietet FirmenGPT Agenten und automatisierte Workflows. Sie können für wiederkehrende Aufgaben mit definierten Auslösern, Prozessschritten und Ergebnissen eingerichtet werden.
Für Agenturen ergeben sich daraus zahlreiche denkbare Szenarien. Ein Agent könnte beispielsweise in regelmäßigen Abständen eine angebundene Datenquelle abrufen, die neuen Informationen aufbereiten und die Ergebnisse für die weitere Auswertung bereitstellen.
Der Unterschied zum klassischen KI-Chat: Mitarbeitende müssen den Prozess nicht jedes Mal erneut manuell anstoßen. Ein einmal definierter Ablauf kann wiederkehrende Arbeitsschritte übernehmen.
Damit wird KI vom Werkzeug für einzelne Aufgaben zunehmend zu einem Bestandteil standardisierter Agenturprozesse.
Nicht noch eine weitere Insellösung
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung neuer Software ist die wachsende Zahl einzelner Anwendungen. Für jeden Anwendungsfall entsteht ein neues Tool, Informationen verteilen sich weiter und Mitarbeitende müssen zwischen immer mehr Systemen wechseln.
FirmenGPT verfolgt deshalb einen All-in-One-Ansatz. Chats, Wissen, Agenten und Gesprächsdokumentation befinden sich innerhalb einer gemeinsamen Plattform und können aufeinander aufbauen.
Ein dokumentiertes Kundengespräch kann anschließend im Chat weiterverwendet werden. Ein Agent kann Informationen in der Wissensdatenbank ablegen, die später wieder ausgewertet werden. Externe Datenquellen lassen sich über Schnittstellen anbinden.
So kann FirmenGPT zum zentralen Knotenpunkt für KI-Anwendungen in der Agentur werden, anstatt lediglich einen weiteren isolierten Anwendungsfall abzudecken.
Freiheit bei Modellen, Infrastruktur und Hosting
Gerade Agenturen arbeiten häufig mit vertraulichen Kundeninformationen. Bei der Einführung generativer KI stellt sich deshalb nicht nur die Frage, was technisch möglich ist, sondern auch, wo Daten verarbeitet werden und welche externen Anbieter zum Einsatz kommen.
FirmenGPT schreibt hierfür kein starres Betriebsmodell vor. Die Plattform kann auf eigener Infrastruktur betrieben oder als Managed Hosting auf sicheren Servern in Deutschland genutzt werden.
Auch bei den eingesetzten Modellen bleibt die Architektur flexibel. FirmenGPT ist cloud-agnostisch aufgebaut und nicht zwingend an einen bestimmten Hyperscaler oder Modellanbieter gebunden. Externe Modelle und Dienste können genutzt werden, sind aber kein unverzichtbarer Bestandteil der Systemarchitektur.
Damit kann eine Agentur selbst entscheiden, welche Daten innerhalb der eigenen Infrastruktur verbleiben und für welche Anwendungsfälle externe Dienste eingesetzt werden.
Die Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Speicher verschlüsselt, getrennt von den Daten anderer Kunden gespeichert und nicht zum Training von Modellen verwendet.
KI als gemeinsame Infrastruktur statt individuelles Tool
Der eigentliche Mehrwert künstlicher Intelligenz im Agenturalltag entsteht nicht dadurch, dass einzelne Mitarbeitende gelegentlich einen Chatbot verwenden. Er entsteht dann, wenn aus einzelnen Anwendungen gemeinsame Arbeitsweisen werden.
Genau dafür bietet FirmenGPT die technische Grundlage: Mitarbeitende können KI direkt im Chat nutzen, Wissen zentral verfügbar machen, erfolgreiche Konfigurationen im Team teilen, Meetings dokumentieren und wiederkehrende Prozesse automatisieren.
Gleichzeitig bleibt die Agentur bei Hosting, Modellen und angebundenen Diensten flexibel.
So wird KI nicht zu einem zusätzlichen Tool in einer ohnehin langen Softwareliste, sondern zu einer Plattform, auf der Wissen, Prozesse und künstliche Intelligenz zusammenlaufen.
FirmenGPT bringt die wichtigsten KI-Anwendungen an einen Ort – und schafft damit die Grundlage, künstliche Intelligenz sicher, strukturiert und teamweit in den Agenturalltag zu integrieren.
